企业oa系统已经成为企业提高管理效率、优化工作流程、促进信息共享的核心工具。不少企业前来咨询企业oa系统怎么搭建，针对这个问题，梳理了以下是搭建企业oa系统的详细步骤和关键要点。

一、需求分析与规划

1.企业流程梳理 

对企业现有的办公流程进行全面梳理，包括行政办公流程（如请假、办公用品申请、文件传阅等）、业务审批流程（如项目立项、合同审批、费用报销等）、协同工作流程（如部门间的项目协作、任务分配与跟踪等）。详细了解每个流程的步骤、参与人员、审批节点、信息传递方式等，这是构建oa系统的基础。例如，在梳理费用报销流程时，要明确员工填写报销单后需要经过哪些领导审批，不同级别和类型的费用审批权限有何不同。 

2.确定功能需求 

根据流程梳理结果，确定oa系统需要具备的功能。常见的功能包括文档管理（如文件存储、版本控制、在线编辑等）、流程审批（自定义审批流程、电子签名等）、任务管理（任务分配、进度跟踪、提醒功能等）、信息发布（企业公告、新闻、通知等）、日程管理（个人日程安排、共享日程等）、即时通讯（内部员工沟通、群组聊天等）、资源管理（会议室预订、车辆使用安排等）。同时，还要考虑企业特殊的业务需求，如特定行业的项目管理功能、数据统计分析功能等。 

3.规划系统架构

从技术层面规划oa系统的架构，包括选择合适的软件架构模式（如B/S架构或C/S架构，一般B/S架构更便于企业使用，因为用户可以通过浏览器随时随地访问系统）、确定系统的模块划分和层次结构、规划数据库设计（如数据库类型、数据表结构、数据关系等）。系统架构要具备可扩展性和灵活性，以适应企业未来的发展和变化。 

二、选型决策 

1.自主开发还是购买现成产品 

企业需要权衡自主开发和购买现成oa产品的利弊。自主开发可以根据企业需求定制化程度高，但需要投入大量的人力、物力和时间成本，并且对企业自身的技术实力要求较高。购买现成产品则可以快速部署，但可能需要在一定程度上适应产品的标准功能，后期可能需要进行二次开发来满足特殊需求。如果企业有独特的业务流程和较高的安全要求，且技术团队实力较强，自主开发可能是一个选择；如果希望快速上线系统并降低开发风险，购买现成产品并进行适当配置可能更合适。 

2.评估供应商和产品 

如果选择购买现成产品，要对市场上的oa系统供应商和产品进行全面评估。考察供应商的信誉、技术实力、售后服务等。对产品要从功能完整性、易用性、兼容性（与企业现有软件系统的兼容情况）、安全性、可扩展性等方面进行评估。可以要求供应商提供产品演示、试用版本，还可以向使用过该产品的其他企业了解情况，收集用户反馈。 

三、系统设计与开发（如果自主开发） 

1.界面设计 

设计简洁、直观、易用的用户界面。oa系统的用户涵盖企业各个层级和部门，界面设计要符合用户的操作习惯，减少用户学习成本。例如，采用清晰的菜单结构、合理的按钮布局、直观的图标等。同时，要考虑不同设备（如电脑、平板、手机）的适配性，确保用户在各种终端上都能获得良好的使用体验。 

2.功能模块开发 

按照规划的功能需求进行各个模块的开发。在开发过程中，要注重代码质量、遵循软件开发规范。对于流程审批模块，要确保流程的定义和执行准确无误，能够灵活适应企业不同的审批场景；对于文档管理模块，要保证文件存储的安全性和高效性，实现方便的文件搜索和版本管理功能。开发过程中要进行严格的测试，包括单元测试、集成测试、用户验收测试等，确保每个功能模块都能稳定运行。 

3.数据交互与集成 

考虑oa系统与企业其他现有系统（如财务系统、ERP系统、CRM系统等）的数据交互和集成问题。通过接口设计，实现数据的共享和流通，避免信息孤岛。例如，oa系统中的费用报销审批结果可以传递给财务系统进行后续处理，业务流程中的客户信息可以与CRM系统同步更新。 

四、系统部署与配置 

1.服务器部署 

根据企业规模和使用需求选择合适的服务器部署方式。如果企业规模较小，可以选择使用云服务器，利用云计算提供商的资源，降低硬件成本和维护难度；如果企业对数据安全和隐私要求较高，且有足够的技术实力，可以选择在企业内部自建服务器。在服务器部署过程中，要确保服务器的性能、稳定性和安全性，配置合适的操作系统、数据库管理系统、网络环境等。 

2.系统配置 

对oa系统进行初始化配置，包括设置企业组织架构、用户账号和权限、工作流程模板、系统参数等。根据企业的部门设置和人员职责，为每个用户分配相应的角色和权限，确保用户只能访问和操作其权限范围内的功能和数据。例如，普通员工可能只有提交请假申请和查看企业公告的权限，而部门经理则有审批请假申请和发布部门通知的权限。 

五、培训与推广 

1.用户培训 

组织全面的用户培训，让企业员工熟悉oa系统的功能和操作方法。培训内容可以包括系统登录、基本功能介绍、常用流程操作、个性化设置等。可以采用集中培训、在线教程、操作手册等多种方式进行培训。针对不同岗位的用户，可以进行有针对性的培训，例如，对行政人员重点培训文档管理和流程审批功能，对业务人员重点培训与业务相关的审批流程和任务管理功能。 

2.系统推广 

在企业内部积极推广oa系统，提高员工对系统的认知度和使用率。通过企业内部邮件、公告、会议等方式宣传oa系统的优势和使用方法，鼓励员工积极使用。可以设置一些激励措施，如对率先熟练使用系统的员工进行奖励，或者对使用系统后提高工作效率的部门进行表彰。 

六、维护与优化 

1.系统维护 

建立系统维护机制，包括服务器的日常维护（如硬件检查、软件更新、安全防护等）、数据备份与恢复、系统性能监控等。及时处理系统出现的故障和问题，确保oa系统的稳定运行。定期对系统进行安全检查和漏洞扫描，采取相应的安全措施，如安装防火墙、入侵检测系统、加密传输数据等，保护企业数据的安全。 

2.持续优化 

根据用户反馈和企业发展需求，对oa系统进行持续优化。优化可以包括功能改进、界面优化、性能提升等方面。例如，如果用户反馈某个审批流程过于繁琐，可以对该流程进行简化和优化；如果系统在大量用户同时使用时出现性能问题，可以对系统的数据库查询、服务器资源分配等进行优化。 

通过以上步骤，企业可以成功搭建一个符合自身需求的oa系统，实现办公自动化，提升企业的整体管理水平和办公效率。